Навигация Форума
Вы должны войти, чтобы создавать сообщения и темы.

Хранение личного дела (зачетной книжки и т.д.) в ВУЗе и их уничтожение

Добрый день Евгений. Скажите пожалуйста , имеет ли право и на каком основании Вуз уничтожать личное дело , зачетную книжку студента . Я была отчислена на 6 курсе , прошло 10 лет , прошу справку о периоде обучения мне отказывают утверждая, что документы не закончивших Вуз студентов уничтожают - в архиве не хранят ?

Свернуть

Юлия, добрый день.

Конечно, каждое дело нужно рассматривать индивидуально, так как бывают подводные камни.

Однако я прямо сейчас рекомендовал бы Вам перейти на канцелярский язык общения с Вашим ВУЗом, так как по опыту скажу, что только его понимают в канцеляриях и только на него начинают хоть что-то делать. Обычно через 5 лет дело передается в архив и далее нужно время и силы, чтобы просто его найти. Вы, возможно, удивитесь, но именно это чаще всего является проблемой.

Иными словами, на мой взгляд, Вам необходимо:

1. Написать в свободной форме запрос в ВУЗ и отправить его с описью и уведомлением через Почту России. (не EMS)
Шапка: название ВУЗа, РЕКТОРУ + ФИО, от + Ваше ФИО, + Ваш адрес.
Тело письма:
С ХХХХ по ХХХХ год на (дневном) и затем на (заочном) отделении я обучалась в вверенном Вам «НАЗВАНИЕ ВУЗА» на факультете (название факультета). – этот абзац, конечно, правьте в соответствии с Вашей ситуацией.
Во втором абзаце Вы описываете, что c Вами произошло, то есть, когда Вас отчислили.
В заключении обязательно впишите вот это:
Учитывая изложенное, прошу направить в мой адрес следующую информацию, касающуюся моих прав и свобод, а именно: (тут Вы пишите, какой документ Вам от них сейчас требуется) или сообщить причины, препятствующие этому.
дата + подпись + расшифровка с инициалами

2. Далее или на сайте вуза (если эта информация там есть), или опять же отдельным запросом необходимо запросить "ПОЛОЖЕНИЕ о личном деле обучающегося", в котором вы должны найти пункт, который описывает сроки хранения личных дел. Именно здесь описываются сроки хранения документов, а также передача документов в архив.
Он должен выглядеть примерно вот так:
Личные дела находятся на хранение в архиве университета в течение
установленного срока:
- личные дела студентов, отчисленных с I-III курсов, имеют срок хранения
15 лет;
- личные дела студентов, отчисленный с IV-VI курсов (либо в связи с
окончанием), имеют срок хранения 75 лет.

Опять же не зная деталей и ВУЗа, мне все же кажется, что закон на Вашей стороне.

Иными словами, обычно срок хранения личных дел студентов, отчисленных с 1 - 3 курсов – 15 лет, остальных студентов и аспирантов – 75 лет. Если обучению на дневном отделении предшествовала трудовая или служба в Советской Армии – 75 лет.

Нормативные ссылки
Настоящая Инструкция разработана с учетом требований следующих нормативных правовых документов:
Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; - вот тут все прописаны законные сроки, которые ВУЗ обязан соблюдать.
Приказ Минобрнауки России от 14.10.2015 N 1147 «Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам высшего образования - программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры»;
Приказ Минобрнауки России от 05.04.2017 N 301 «Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по образовательным программам высшего образования - программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры»;
Приказ Минобрнауки России от 19.11.2013 N1259 «Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по образовательным программам высшего образования - программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре;
Положения в ВУЗе (названия могут немного отличать в зависимости от вуза):
Положение о порядке обработки и обеспечении безопасности персональных данных обучающихся НАЗВАНИЕ ВУЗА;
Положение о порядке обработки и обеспечении безопасности персональных данных абитуриентов НАЗВАНИЕ ВУЗА;
Устав (ФГБОУ ВО) «НАЗВАНИЕ ВУЗа».

В соответствии с п. 29 Типового положения об образовательном учреждении высшего профессионального образования
(высшем учебном заведении) Российской Федерации, утв. Постановление
Правительства РФ от 5 апреля 2001 г. N 264 (в ред. Постановления Правительства РФ от 17.01.2006 N 13) на каждого обучающегося в высшем учебном заведении формируется в установленном порядке личное дело.

Перечень документов, входящих в обязательном порядке в состав личного
дела студента, установлен в п. 499 Перечня типовых документов,
образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других
учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв.
Начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15
августа 1988 г. (в ред. решения Госналогслужбы РФ, Росархива от
27.06.1996, с изм., внесенными Указаниями, утв. Росархивом 06.10.2000).

• В соответствии с п. 44 Типового положения об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном
заведении) Российской Федерации, утв. Постановление Правительства РФ от 5
апреля 2001 г. N 264 (в ред. Постановления Правительства РФ от
17.01.2006 N 13) в личном деле должен храниться документ об образовании,
на основании которого студент был зачислен в высшее учебное заведение. В
случае выбытия студента до окончания высшего учебного заведения, в
личном деле остается заверенная копия этого документа, а также выписки
из приказов о зачислении, об окончании или выбытии, зачетная книжка и
студенческий билет.

• В случае если лица, переменившие свое имя (фамилию, отчество), воспользуются своим правом обменять имеющиеся у них государственные
документы о высшем профессиональном образовании на документы
государственного образца о высшем профессиональном образовании с новым
именем (фамилией, отчеством), в личном деле остается решение ректора,
заявление лица и документы, подтверждающие перемену имени (фамилии,
отчества) (п. 2.1. Инструкции о порядке выдачи документов
государственного образца о высшем профессиональном образовании,
заполнении и хранении соответствующих бланков документов, утв. Приказом
Минобрнауки РФ от 10 марта 2005 г. N 65).

• В случае получения документа государственного образца о высшем профессиональном образовании не лично владельцем документа, а иным
лицом, в личном деле должна храниться доверенность на это лицо (п. 3.
Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем
профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих
бланков документов).

• В личном деле должно храниться письменное согласование русскоязычной транскрипции фамилии, имени и отчества иностранного
гражданина для внесения в документ об образовании государственного
образца (п. 5.3. Инструкции о порядке выдачи документов государственного
образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении
соответствующих бланков документов).

• В личном деле выпускника, получившего предыдущее образование за рубежом, хранится свидетельство об эквивалентности документа об
образовании (п. 6.2. Инструкции о порядке выдачи документов
государственного образца о высшем профессиональном образовании,
заполнении и хранении соответствующих бланков документов).

• В личном деле хранятся копии выданных документов о высшем профессиональном образовании в одном экземпляре (п. 13. Инструкции о
порядке выдачи документов государственного образца о высшем
профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих
бланков документов).

• В случае обучения в вузе по форме экстерната, в личном деле хранится аттестационный план обучающегося (Приложение 1 к Приказу
Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации
«Об утверждении положения об экстернате в государственных,
муниципальных высших учебных заведениях Российской Федерации» от 14
октября 1997 г. N 2033).

В соответствии с п. 10 Приказа Минобразования РФ от 14 января 2003 г. N
50 «Об утверждении порядка приема в государственные образовательные
учреждения высшего профессионального образования (высшие учебные
заведения) Российской Федерации, учрежденные федеральными органами
исполнительной власти» (в ред. Приказа Минобразования РФ от 09.02.2004 N
487), на каждого поступающего заводится личное дело, в котором хранятся
все сданные документы и материалы сдачи вступительных испытаний (в том
числе выписка из протокола решения апелляционной комиссии).

Порядок передачи личного дела студента при переводе из одного высшего
учебного заведения в другое установлен п. 7 Приказа Министерства общего и
профессионального образования Российской Федерации от 24 февраля 1998
г. N 501 «Об утверждении порядка перевода студентов из одного высшего
учебного заведения Российской Федерации в другое» (в ред. Приказа
Минобразования РФ от 26.03.2001 N 1272).

При переводе студента из его личного дела извлекается и выдается ему на
руки документ об образовании, на основании которого он был зачислен в
вуз. В личном деле остается копия документа об образовании, заверенная
вузом, и выписка из приказа об отчислении в связи с переводом, а также
сданные студентом студенческий билет и зачетная книжка. В принимающем
вузе формируется и ставится на учет новое личное дело студента, в
которое заносится заявление о переводе, академическая справка, документ
об образовании и выписка из приказа о зачислении в порядке перевода, а
также договор, если зачисление осуществляется на места с оплатой
стоимости обучения.